3 augustus 2020 88 x bekeken

In heel Nederland leveren Allerzorg en haar dochters Wonen bij September en Compartijn allerlei vormen van zorg, van wijkzorg tot kraam-, wond-, kind- en intramurale zorg. Bij zo’n breed pakket aan diensten past een uitgebreid leeraanbod om alle professionals te helpen bevoegd en bekwaam te blijven en zich verder te ontwikkelen. Sinds januari kunnen alle medewerkers hiervoor terecht op LearnLinq van Noordhoff. Wat kwam er kijken bij de overstap naar dit digitale leerplatform? Een leerzaam inkijkje in een complex project.

1. De aanloop – ambitieus in leren en ontwikkelen

“We vinden het belangrijk dat onze professionals zich in de breedte én diepte kunnen ontplooien”, zegt HRM-manager Agnes van der Biezen. “Voor de kwaliteit van de zorg, en ook omdat we als werkgever medewerkers willen inspireren en motiveren, en daarmee behouden.” Opleidingsfunctionaris Jacqueline Huner: “In onze organisatie ligt de lat hoog als het om scholing en bijscholing gaat. De wettelijke kaders rondom bevoegd- en bekwaamheid vinden we niet voldoende; we willen onze medewerkers meer skills meegeven. Dit doen we onder andere via e-learningmodules en lessen die we zelf ontwikkelen. Het leermanagementsysteem dat we hadden, was te krap voor onze eisen en wensen. Zeker toen we in 2019 samengingen met zorgorganisatie Wonen bij September voor intramurale zorg. Zo begon de zoektocht naar een nieuw leermanagementsysteem dat veel meer mogelijkheden bood.”

2. De selectie – op zoek naar een breed, compleet en flexibel pakket

De zorgorganisatie ging met verschillende aanbieders van leermanagementsystemen in gesprek: wat hebben ze te bieden? Wat sluit het beste aan bij wat wij willen? Jacqueline: “Het systeem moest passen bij ons als lerende organisatie én bij onze ambities om groter en beter te worden. We willen medewerkers in alle disciplines zo breed mogelijk faciliteren met leermiddelen, van bestaande e-learningmodules en GoodHabitz tot bhv-trainingen en klassikale sessies voor de verpleging. We wilden ons complete aanbod op onze eigen manier kunnen vormgeven, toewijzen en integreren. Er zijn meer systemen die veel mogelijkheden bieden, maar geen enkel systeem bleek zo eenvoudig in te richten naar je eigen wensen als LearnLinq. Daarbij biedt Noordhoff met ZorgPad Professional al een hele uitgebreide e-learning bibliotheek. De keuze was daardoor snel gemaakt.”

3. De voorbereiding – verhelderende demosessies

Het project kreeg gestaag vorm. Terwijl de ICT-afdeling van de zorgorganisatie samen met Noordhoff aan de slag ging om het pakket te installeren, bracht de afdeling opleidingen in kaart wat er moest gebeuren om de leeromgeving in te richten: wat gaan we overzetten uit het oude systeem? Waar komt wat te staan? Hoe gaan we te werk? Projectmedewerker Stefanie Bruinsma: “Mijn collega Anouk van der Vlies en ik stonden voor de taak om LearnLinq te vullen met ons leeraanbod. Om inzicht te krijgen in de mogelijkheden en met het systeem te leren werken, gaf Dennis de Soomer van Noordhoff verschillende demosessies.” Anouk: “Dat hielp ons ook te bepalen hoe we ons aanbod op een logische, overzichtelijke manier konden inrichten. Dat was een hele puzzel. Zeker omdat we ons aanbod ten opzichte van het oude systeem gingen uitbreiden, onder andere met GoodHabitz. Dennis liet ons allerlei voorbeelden zien, zodat we ideeën konden opdoen voor ons eigen systeem. Dat werkte heel prettig.”

4. De invoering – van denkwerk tot handwerk

Ook bij het overzetten, invoeren en toewijzen van alle onderdelen in LearnLinq kreeg de zorgorganisatie intensieve begeleiding van Noordhoff. Stefanie: “Er zat toch meer handwerk in dan we hadden verwacht: modules uploaden en samenvoegen tot leerpaden, de opleidingshistorie van alle medewerkers inkloppen, afbeeldingen en protocollen uploaden … Daarom was het goed dat wij een aantal weken helemaal zijn vrijgemaakt voor deze taak; zo konden we ongestoord doorwerken en hielden we de vaart erin.” Tussen de bedrijven door speelde een discussie over de uitstraling van het platform. “We wilden recht doen aan de verschillende labels die onder onze organisatie vallen”, legt Anouk uit. “Naast Allerzorg en Wonen bij September zijn ook woon-zorgorganisatie Compartijn en Bloemendael erbij gekomen. De medewerkers van die organisaties komen allemaal in dezelfde leeromgeving terecht. Hoe zorg je dan toch dat de leeromgeving voor iedereen ‘eigen’ is, herkenbaar? Daar hebben we met de afdeling Marketingcommunicatie flink mee zitten stoeien.”

5. De introductie – handhygiëne als katalysator

Het vullen van LearnLinq was een race tegen de klok: binnen twee maanden na de start zou het oude systeem uit de lucht gaan. Maar het lukte: half januari ging de nieuwe leeromgeving live, inclusief instructies voor de medewerkers. Zij kregen allemaal een reep chocola thuis gestuurd met een kaartje met de boodschap ‘GoodHabitz is puur plezier’ om hen te verleiden dit nieuwe aanbod aan te boren. Het gebruik van het platform kwam in een stroomversnelling toen de coronacrisis uitbrak. Jacqueline: “We hebben toen in rap tempo een integraal leerpad corona opgezet, een combinatie van een webinar, e-learningmodules van andere partijen en zelfgemaakte modules. De module handhygiëne stelden we verplicht. Dat maakte dat iedereen moest inloggen. En dus meteen kon ervaren hoe eenvoudig dat gaat, via een button op intranet, en hoe het vervolgens was om modules te openen, doorlopen, afronden en te laten aftekenen.”

6. De evaluatie – klaar voor de volgende rondes

Inmiddels draait het nieuwe systeem een halfjaar naar tevredenheid. “Het gebruiksgemak is groot”, zegt Jacqueline. “Ook voor leidinggevenden en voor ons: we zien nu met één druk op de knop waar medewerkers staan. Dat komt uiteindelijk ook de kwaliteit van de zorg ten goede.” Tegelijkertijd leeft het besef dat het om een systeem in ontwikkeling gaat. “We blijven het uitbreiden en aanpassen; zo gaan we steeds meer trainingen toevoegen en leerpaden inrichten. Over twee jaar ziet ons aanbod er ongetwijfeld weer anders uit dan nu. Maar het mooie van dit systeem is dat het meebeweegt met onze wensen. Daar denkt Noordhoff ook goed in mee.”

Tips voor de implementatie van LearnLinq

  • Neem de tijd om het systeem goed in te richten. Stefanie: “Maak daar liefst medewerkers voor vrij, zodat die niet worden afgeleid door andere werkzaamheden.” Agnes vult aan: “Houd er daarbij ook rekening mee dat de interne beschikbaarheid van bijvoorbeeld ICT altijd een puzzel is en dat je dat niet helemaal kan managen.”
  • Zorg ook dat er ruimte is om eventuele tegenslagen onderweg op te vangen. Jacqueline: “Je loopt altijd wel ergens tegenaan. Zo hadden wij aanvankelijk – tegen het advies van Noordhoff in – gekozen voor een opzet waarin medewerkers modules eerst moesten doorlopen en daarna pas konden laten aftekenen. Toen we daar later van terugkwamen, moesten we weer heel veel afbreken en opnieuw opbouwen.”
  • Betrek vanaf de start alle afdelingen bij het project die er een rol in spelen. Anouk: “Als je bijvoorbeeld de afdeling marketingcommunicatie al bij de presentatie laat meekijken, heb je meer tijd om samen na te denken over hoe je omgaat met logo’s, kleurstellingen en andere vormgevingsaspecten.”
  • Besteed genoeg aandacht aan de instructie van alle belanghebbenden. Dat zijn de medewerkers die er terechtkunnen voor hun bij- en omscholing, maar bijvoorbeeld ook de beoordelaars die hun resultaten aftekenen. “Voor hen hadden wij een heel mooi schema gemaakt en dat rondgestuurd”, vertelt Jacqueline. “Maar hoe intuïtief het systeem ook werkt en hoe duidelijk het plaatje ook was, het bleek toch belangrijk om persoonlijk bij hen langs te gaan om de context te schetsen en uitleg te geven.”
  • Plan na oplevering nog tijd in voor nazorg. Agnes: “Iedereen piekt naar het moment van livegang, maar daar komt altijd nog wel wat uit: vragen van medewerkers, kleine haperingen. Geen punt, maar het is goed om daarop voorbereid te zijn.
Tags : , ,